¿Qué implica la CAE en comunidades de propietarios? Guía práctica

20/08/2025

Una buena Coordinación de Actividades Empresariales en una comunidad reduce accidentes, acelera trabajos y evita reclamaciones. Esta guía traduce la norma a práctica: roles claros, documentos concretos y un proceso verificable de principio a fin, con alertas y evidencias listas ante cualquier inspección.

¿Quién hace qué? (roles y responsabilidades)

• Comunidad / Administrador de fincas (titular del centro de trabajo): Informa de riesgos, exige y revisa documentación CAE de proveedores y coordina la convivencia de trabajos.
• Empresas proveedoras (mantenimiento, limpieza, ascensores, jardinería, etc.): Aportan su documentación preventiva y la de sus trabajadores, informan a su personal de los riesgos del centro y cumplen las instrucciones de la comunidad.
• Trabajadores que acceden a la finca: Deben estar formados, informados y autorizados, usar EPIs y seguir las normas del edificio.
• Validador: Comprueba que lo aportado es correcto, vigente, y deja traza de aceptación o rechazo.

Documentación habitual que te van a pedir

• De la empresa: Seguro de Responsabilidad Civil, Evaluación de Riesgos y planificación preventiva, alta en SS, entre otros documentos.
• De cada trabajador que accede: Por ejemplo, la formación en PRL adecuada al puesto.
• De la comunidad hacia la empresa: Riesgos del centro (piscinas, cuartos de máquinas, cubiertas, garajes, productos químicos), planes de evacuación o la planificación de la actividad preventiva.

Proceso VerifiCAE paso a paso en una comunidad

1. Alta del proveedor: se solicita documentación a la empresa.
2. Intercambio de información: la comunidad entrega riesgos y la empresa confirma recepción.
3. Validación documental: revisión de vigencias, calidad y adecuación; si hay rechazos, se notifica con motivo y cómo corregir.
4. Autorización de acceso: solo personal "OK" entra a la finca.
5. Coordinación de trabajos
6. Seguimiento de caducidades: y avisos automáticos a las empresas que deben renovar su documentación.
7. Cierre y trazabilidad: evidencias guardadas por si hay inspección o incidente.

Qué NO es (evita confusiones)

• No es solo "recoger papeles": sin intercambio real de información y coordinación de tareas, no hay CAE efectiva.
• No es obra de construcción: si tu comunidad inicia una obra regulada por el RD 1627/1997, el régimen es distinto. Para mantenimiento habitual, Ley 31/1995 + RD 171/2004.

Beneficios claros para el despacho y la comunidad

• Menos riesgo y reclamaciones: proveedores adecuados y documentados.
• Ahorro de tiempo: un único flujo con caducidades controladas.
• Tranquilidad ante inspecciones: traza de quién subió, cuándo y si se le concedió acceso.
• Mejor servicio al vecino: trabajos ordenados y seguros.

Cómo lo resuelve VerifiCAE en la práctica

• Subida guiada de documentación por parte de la empresa.
• Validación y trazabilidad.
• Semáforos de acceso para las empresas.
• Alertas de caducidad automáticas para evitar sorpresas.
• Panel para administradores: qué comunidades y proveedores están conformes, de un vistazo.