07/05/2025
La Coordinación de Actividades Empresariales (CAE) es una obligación legal que afecta a todas las comunidades de propietarios que contratan servicios externos. Sin embargo, todavía es habitual encontrar administradores que cometen errores en su gestión, generalmente por desconocimiento o por falta de una herramienta adecuada.
A continuación, repasamos los fallos más comunes y cómo puedes evitarlos fácilmente.
1. Permitir el acceso a empresas sin revisar su documentación
Uno de los errores más graves es asumir que una empresa ya “debe tenerlo todo” en regla. Si no has comprobado la documentación, no puedes garantizar que cumple con la ley.
Cómo evitarlo: Trabaja solo con empresas que hayan presentado toda su documentación y esta haya sido revisada por un experto en prevención de riesgos.
2. Confiar en documentos enviados por correo o en papel
Los documentos físicos o enviados por correo electrónico pueden perderse, duplicarse o quedar desactualizados. Además, es difícil demostrar que fueron revisados o en qué fecha.
Cómo evitarlo: Utiliza una plataforma que digitalice, organice y registre todo el proceso documental.
3. No controlar la caducidad de los documentos
Muchos documentos (recibos de seguros, formaciones, reconocimientos médicos) tienen fecha de caducidad. Si no haces seguimiento, podrías estar permitiendo el acceso a empresas fuera de normativa.
Cómo evitarlo: Trabaja con herramientas que avisen automáticamente de los vencimientos y que impidan el acceso si no están al día.
4. Desconocer qué trabajadores acceden realmente a la comunidad
Es frecuente no saber qué personas están contratadas por las empresas o si están autorizadas. Esto es un riesgo directo para la comunidad.
Cómo evitarlo: Asegúrate de que todos los trabajadores estén identificados, tengan su documentación validada y estén incluidos en el acceso CAE.
5. No tener un rastreo documental
Si ocurre un problema o una inspección, debes poder demostrar que has gestionado correctamente la CAE. Sin trazabilidad, es tu palabra contra la de la administración.
Cómo evitarlo: VerifiCAE registra cada paso: qué se subió, cuándo, por quién y si fue validado. Así, puedes justificar tu trabajo con total respaldo.
Conclusión
La CAE no es solo “un trámite más”. Es una parte fundamental de tu responsabilidad como administrador de fincas. Evitar estos errores es fácil si cuentas con el conocimiento y las herramientas adecuadas.
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