7/5/2025
La Coordinació d’Activitats Empresarials (CAE) és una obligació legal que afecta totes les comunitats de propietaris que contracten serveis externs. Tot i això, encara és freqüent trobar administradors que cometen errors en la seva gestió, sovint per desconeixement o per manca d’una eina adequada. A continuació repassem les errades més comunes i com pots evitar-les fàcilment.
1. Permetre l’accés a empreses sense revisar la seva documentació
Un dels errors més greus és assumir que una empresa “segur que ho té tot” en regla. Si no has comprovat la documentació, no pots garantir que compleixi la llei.
Com evitar-ho: Treballa només amb empreses que hagin presentat tota la seva documentació i que aquesta hagi estat revisada per un expert en prevenció de riscos laborals.
2. Confiar en documents enviats per correu o en paper
Els documents físics o enviats per correu electrònic es poden perdre, duplicar o quedar obsolets. A més, és difícil demostrar que s’han revisat o en quina data.
Com evitar-ho: Fes servir una plataforma que digitalitzi, organitzi i registri tot el procés documental.
3. No controlar la caducitat dels documents
Molts documents (rebuts d’assegurança, formacions, reconeixements mèdics) tenen data de caducitat. Si no se’n fa seguiment, es pot permetre l’accés a empreses que no compleixen la normativa.
Com evitar-ho: Treballa amb eines que avisin automàticament dels venciments i que bloquegin l’accés si la documentació no està al dia.
4. No saber quins treballadors entren realment a la comunitat
És habitual no saber quines persones treballen per les empreses ni si estan autoritzades. Això suposa un risc directe per a la comunitat.
Com evitar-ho: Assegura’t que tots els treballadors estiguin identificats, tinguin la documentació validada i estiguin inclosos a l’accés CAE.
5. No tenir rastre documental
Si es produeix un problema o una inspecció, has de poder demostrar que has gestionat correctament la CAE. Sense traçabilitat, és la teva paraula contra la de l’administració.
Com evitar-ho: VerifiCAE registra cada pas: què es va pujar, quan, qui ho va fer i si es va validar. Així podràs justificar la teva feina amb total suport.
Conclusió
La CAE no és “un tràmit més”. És una part fonamental de la teva responsabilitat com a administrador de finques. Evitar aquests errors és fàcil si disposes dels coneixements i eines adequades.
Vols gestionar la CAE amb seguretat i sense marge d’error?
VerifiCAE és la solució professional que et permet tenir el control total de la documentació de les teves comunitats.